Nghề Pháp chế, Tài liệu, Tài liệu, tin tức, Thông tin, kiến thức

Checklist rà soát hợp đồng pháp chế: khung tư duy 4 lớp giúp bạn không bỏ sót rủi ro

Checklist rà soát hợp đồng pháp chế: khung tư duy 4 lớp giúp bạn không bỏ sót rủi ro

Một checklist rà soát hợp đồng tốt là khung tư duy để bạn nhìn bản hợp đồng theo nhiều lớp. Đọc từ trên xuống dưới rồi hy vọng không sót gì thì chưa đủ, và tick cho hết danh sách câu hỏi cũng vậy.

Gợi ý: Nhận bộ tình huống pháp chế miễn phí ở khung giữa bài.

Phần lớn pháp chế mới vào nghề rà soát theo trình tự điều khoản: đọc điều 1, điều 2, điều 3 cho đến hết. Đọc như vậy, bạn đánh giá từng điều khoản rời rạc và dễ bỏ qua câu hỏi tổng thể, chẳng hạn hợp đồng có đang thiếu cả một nhóm rủi ro về vận hành hay tuân thủ chỉ vì nhóm đó không nằm gọn trong điều khoản nào. Muốn biết cách rà soát hợp đồng bài bản hơn, bước đầu tiên là đọc hợp đồng theo từng lớp rủi ro thay vì theo thứ tự điều khoản.

Bài viết này giới thiệu cách rà soát theo lớp, dựa trên khung LVA 25 Point Checklist mà LVA xây dựng và giảng dạy trong chương trình Pháp chế Hợp đồng. Phần dưới trình bày cấu trúc khung ở mức tổng quan, kèm ví dụ chung để bạn hình dung cách tư duy. Bộ 25 điểm đầy đủ là tài liệu riêng của học viên khoá học nên không có trong bài.

Nguồn: Bài viết do đội ngũ giảng viên LVA – LeVu Law Academy biên soạn, dựa trên kinh nghiệm đào tạo và thực chiến pháp lý.

Vì sao checklist rà soát hợp đồng pháp chế cần một khung có cấu trúc

Rủi ro trong một hợp đồng hiếm khi nằm gọn trong một điều khoản. Một hợp đồng dịch vụ có thể viết điều khoản thanh toán rất chặt về câu chữ nhưng lại thiếu hẳn cơ chế xử lý khi bên cung cấp chậm tiến độ. Lỗ hổng đó nằm ở thiết kế tổng thể của hợp đồng, nên soi kỹ từng điều khoản riêng lẻ cũng khó thấy.

Vì vậy checklist nên tổ chức theo lớp rủi ro thay vì theo thứ tự điều khoản. Mỗi lớp buộc bạn hỏi một loại câu hỏi khác về cùng một hợp đồng: lớp này hỏi có hợp pháp không, lớp kia hỏi các phòng ban có làm được không, lớp khác hỏi có đúng quy định ngành không. Đi lần lượt qua từng lớp giúp bạn ít khi bỏ sót nguyên một nhóm rủi ro.

Cách làm này còn giúp việc rà soát lặp lại và bàn giao được. Người đọc theo cảm tính khó giải thích cho đồng nghiệp mới vì sao mình đánh dấu một điều khoản là rủi ro. Khi cả đội dùng chung một khung, mọi người áp cùng một logic và đi đến kết luận khá giống nhau.

Khung 4 lớp rà soát hợp đồng | LVA
Khung 4 lớp rà soát hợp đồng

Khung LVA 25 Point Checklist: cấu trúc tổng quan

LVA 25 Point Checklist, hay LVA 25 điểm kiểm tra rủi ro hợp đồng, là framework rà soát được xây dựng và giảng dạy trong chương trình Pháp chế Hợp đồng tại LVA. Khung này tổ chức việc rà soát theo bốn lớp, gồm pháp lý, thương mại, vận hành và tuân thủ, kết hợp hệ thống phân loại mức độ rủi ro theo ba màu: đỏ, cam và vàng.

Bốn lớp này có chỗ chồng lên nhau. Một điều khoản thanh toán có thể mang rủi ro thương mại, ví dụ mức phạt chậm trả quá thấp nên không đủ răn đe, đồng thời mang rủi ro pháp lý nếu lãi chậm trả vượt mức trần 20%/năm theo Điều 468 BLDS 2015. Tách lớp không nhằm xếp mỗi điều khoản vào đúng một ô. Tách lớp để người rà soát buộc phải nhìn hợp đồng từ nhiều phía, kể cả những phía mình ít quen.

Phần tiếp theo giải thích mỗi lớp kiểm tra điều gì, kèm vài ví dụ đại diện. Các ví dụ minh hoạ cách tư duy và không trích từ danh sách 25 điểm. Bộ tiêu chí đầy đủ, áp dụng riêng theo từng loại hợp đồng, được hướng dẫn chi tiết trong khoá học.

Lớp pháp lý: hợp đồng có đứng vững trước pháp luật không

Lớp pháp lý trả lời câu hỏi nền tảng: nếu có tranh chấp hoặc thanh tra, hợp đồng này có đứng vững không. Lớp này kiểm tra tính hợp pháp và hiệu lực về cả hình thức lẫn nội dung, trước khi bàn chuyện hợp đồng có lợi về kinh doanh hay không.

Việc đầu tiên cần xem là thẩm quyền ký kết. Người đặt bút ký có phải người đại diện theo pháp luật, hoặc người được uỷ quyền hợp lệ không, và văn bản uỷ quyền còn hiệu lực vào ngày ký không. Theo Điều 142 BLDS 2015, giao dịch do người không có quyền đại diện xác lập không phát sinh nghĩa vụ cho doanh nghiệp, trừ khi doanh nghiệp công nhận. Hợp đồng có nội dung tốt đến đâu vẫn có thể mất hiệu lực với doanh nghiệp chỉ vì người ký không đủ thẩm quyền.

Tiếp theo là hiệu lực của từng điều khoản: có điều khoản nào trái quy định bắt buộc của pháp luật không. Ví dụ, Điều 418 BLDS 2015 cho phép các bên thoả thuận phạt vi phạm, nhưng với hợp đồng thương mại, Điều 301 Luật Thương mại 2005 giới hạn mức phạt không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm. Những điều khoản vượt giới hạn như vậy, hoặc miễn trừ trách nhiệm ở phạm vi luật không cho miễn trừ, vẫn có thể bị tuyên vô hiệu một phần khi tranh chấp, dù hai bên đã đồng ý.

Cuối cùng là các nội dung bắt buộc theo loại hợp đồng. Điều 117 BLDS 2015 nêu các điều kiện để giao dịch có hiệu lực, và một số loại giao dịch còn phải có những nội dung tối thiểu theo luật chuyên ngành. Thiếu các nội dung này thì hợp đồng khó thực thi về sau, hậu quả nặng hơn nhiều so với một lỗi soạn thảo.

Lớp thương mại: điều khoản có bảo vệ đúng lợi ích kinh doanh không

Lớp thương mại chuyển câu hỏi từ “có hợp pháp không” sang “có rõ ràng và có lợi cho doanh nghiệp không”. Một điều khoản hợp pháp hoàn toàn vẫn có thể bất lợi về thương mại, khi nó đặt doanh nghiệp vào thế yếu hoặc để lại chỗ mơ hồ cho đối tác khai thác.

Điều khoản thanh toán là chỗ cần xem trước: giá trị, tiến độ, và điều kiện giải ngân từng đợt có rõ không. Điều khoản thanh toán mơ hồ về tiêu chí nghiệm thu hay gây tranh chấp, vì mỗi bên hiểu “hoàn thành” theo một kiểu.

Tiếp theo là cơ chế xử lý vi phạm. Mức phạt có đủ răn đe không, hay chỉ để cho có. Quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng của hai bên có cân bằng không. Nhiều hợp đồng do đối tác soạn sẵn đặt điều kiện chấm dứt rất dễ cho bên soạn và rất khó cho bên kia.

Với hợp đồng dài hạn, cần xem thêm điều khoản điều chỉnh giá và phạm vi công việc. Khi chi phí đầu vào biến động hoặc phát sinh thêm việc, hợp đồng nên có sẵn cơ chế điều chỉnh, để hai bên khỏi phải đàm phán lại từ đầu mỗi lần.

Lớp vận hành: hợp đồng có khả thi khi triển khai thực tế không

Lớp vận hành hay bị bỏ qua nhất, vì nằm ngoài chuyên môn quen thuộc của pháp chế. Lớp này kiểm tra những cam kết trên giấy có làm được không khi các phòng ban bắt tay vào thực hiện.

Mốc thời gian là chỗ đầu tiên cần soi: tiến độ giao hàng, bàn giao, thời hạn phản hồi có hợp với năng lực thật của bộ phận vận hành không. Có lúc pháp chế duyệt một mốc nghe rất hợp lý, nhưng bộ phận thực hiện không được hỏi trước và đến hạn thì không kịp.

Kế đến là đầu mối và trách nhiệm phối hợp giữa hai bên khi thực hiện: ai liên hệ khi có vấn đề, báo cáo tiến độ theo quy trình nào, và nếu nhiều phòng ban cùng tham gia thì phạm vi của mỗi bên đã rõ chưa. Thiếu những điểm này, khi có sự cố các bên dễ đẩy trách nhiệm cho nhau, dù hợp đồng không sai về pháp lý.

Cũng cần xem các điều kiện tiên quyết để hợp đồng thực hiện được. Ví dụ bên mua phải chuẩn bị mặt bằng hoặc gửi dữ liệu trước một mốc thì bên bán mới bắt đầu, nhưng các bộ phận trong nội bộ bên mua lại không được báo để chuẩn bị kịp.

Tham gia cộng đồng nghề pháp chế trên Zalo →

Nhận bộ tình huống pháp chế miễn phí

    Lớp tuân thủ: hợp đồng có phù hợp với khung quy định của ngành không

    Lớp tuân thủ mở rộng việc rà soát ra ngoài bản hợp đồng: hợp đồng có hợp với quy định chuyên ngành và chính sách nội bộ không. Lớp này dễ bị bỏ sót nhất khi rà soát gấp, vì cần kiến thức nằm ngoài nội dung hợp đồng.

    Điểm đầu tiên là quy định riêng của ngành doanh nghiệp đang hoạt động. Các ngành như tài chính, y tế, giáo dục thường có yêu cầu riêng về nội dung hợp đồng mà hợp đồng thương mại thông thường không cần đáp ứng.

    Với hợp đồng dịch vụ có dùng dữ liệu khách hàng, cần xem điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân: trách nhiệm bảo mật và cách xử lý sự cố dữ liệu đã được quy định rõ chưa. Điểm này dễ bị bỏ sót.

    Điểm thứ ba là hợp đồng có khớp chính sách quản trị nội bộ không, ví dụ hạn mức phê duyệt theo giá trị hợp đồng, hoặc quy định phải qua bộ phận nào trước khi ký với một loại đối tác. Hợp đồng đúng luật vẫn có thể sai quy trình nếu bỏ qua chính sách nội bộ.

    Hệ thống phân loại đỏ, cam, vàng: biến rủi ro thành hành động

    Tìm ra rủi ro mới là bước đầu. Sau đó cần xếp mức độ nghiêm trọng để biết rủi ro nào phải xử lý ngay, rủi ro nào đàm phán lại, rủi ro nào chấp nhận kèm ghi chú. Vì vậy khung LVA 25 Point Checklist có thêm hệ thống phân loại ba màu.

    Cờ đỏ là rủi ro nghiêm trọng: có thể làm hợp đồng vô hiệu, gây thiệt hại lớn, hoặc vi phạm quy định bắt buộc. Gặp cờ đỏ thì dừng lại và xử lý ngay. Hợp đồng chưa được đi tới bước ký cho đến khi rủi ro được giải quyết, hoặc cấp có thẩm quyền cao hơn quyết định chấp nhận rủi ro và biết rõ mình đang chấp nhận điều gì.

    Cờ cam là rủi ro đáng kể nhưng chưa đến mức dừng cả quá trình. Bạn cần đàm phán lại với đối tác trước khi ký, ví dụ khi điều khoản chấm dứt nghiêng hẳn về một phía, hoặc khi bộ phận vận hành đã cảnh báo mốc thời gian không khả thi.

    Cờ vàng là rủi ro nhẹ, chấp nhận được nếu có ghi chú rõ đi kèm, ví dụ cách diễn đạt chưa tối ưu nhưng không gây hiểu nhầm nghiêm trọng. Với nhóm này, ghi lại để theo dõi thường có ích hơn cố đàm phán sửa bằng được, nhất là khi thời gian rà soát có hạn.

    Nhờ phân loại màu, checklist trở thành công cụ ra quyết định. Pháp chế không báo cáo chung chung “hợp đồng có một số rủi ro cần lưu ý” nữa, mà nói cụ thể có bao nhiêu cờ đỏ phải xử lý trước khi ký, bao nhiêu cờ cam cần đàm phán, bao nhiêu cờ vàng chỉ cần ghi chú. Người ký cuối cùng nhờ đó thấy đúng mức rủi ro mình đang nhận.

    Kỹ thuật viết legal comment đi kèm mỗi điểm rà soát

    Phát hiện ra rủi ro mà không nói rõ được cho người khác thì việc rà soát mất đi nhiều giá trị. Vì vậy khung LVA 25 Point Checklist đi kèm kỹ thuật viết legal comment theo chuẩn pháp chế doanh nghiệp, để người đọc, kể cả người không học luật, hiểu vấn đề và biết bước tiếp theo.

    Một legal comment tốt thường có ba phần liền nhau. Phần đầu chỉ ra vấn đề nằm ở điều khoản nào và trích đúng câu chữ. Phần hai nói rủi ro cụ thể là gì, hậu quả nếu không xử lý, thay vì nhận xét mơ hồ kiểu “điều khoản này chưa ổn”. Phần ba hay bị bỏ qua nhất: đề xuất hướng xử lý, tức gợi ý cách sửa hoặc phương án đàm phán, để người đọc (thường là cấp trên đang cần quyết nhanh) không phải tự nghĩ tiếp.

    Legal comment cũng nên ghi rõ đây là cờ đỏ, cam hay vàng, để người đọc khỏi đoán mức độ qua cách diễn đạt. Điều này càng cần khi nhiều người trong đội cùng rà soát một hợp đồng, hoặc bản rà soát phải qua nhiều cấp duyệt trước khi tới người ký.

    Áp dụng checklist rà soát hợp đồng pháp chế dưới áp lực thời gian

    Trên thực tế hiếm khi có đủ thời gian soi kỹ cả 25 điểm cho mọi hợp đồng. Lúc gấp như vậy, khung rà soát có cấu trúc giúp bạn chọn ưu tiên có chủ đích, thay vì sót ngẫu nhiên.

    Trước hết, ưu tiên các lớp dễ có cờ đỏ, thường là lớp pháp lý, vì rủi ro pháp lý nghiêm trọng thường nặng và khó sửa hơn rủi ro vận hành. Với hợp đồng giá trị lớn hoặc loại giao dịch lần đầu ký, lớp tuân thủ cũng cần ưu tiên ngang bằng, vì lớp này dễ chứa rủi ro ảnh hưởng tới cả hệ thống.

    Nguyên tắc thứ hai là báo cáo theo đúng cấp thẩm quyền tương ứng với mức độ rủi ro. Cờ đỏ cần báo cáo ngay cho người có thẩm quyền quyết định cao nhất, không chờ hoàn tất toàn bộ bản rà soát. Cờ cam có thể tổng hợp để báo cáo cùng lúc với đề xuất phương án đàm phán. Cờ vàng thường chỉ cần đưa vào bản ghi chú đính kèm.

    Rà soát gấp vẫn có thể làm kỹ nếu bạn chọn ưu tiên có ý thức. Một pháp chế dành 40 phút soi kỹ ba lớp quan trọng nhất, viết legal comment rõ cho từng cờ đỏ và cờ cam, sẽ giúp doanh nghiệp nhiều hơn người cố đọc hết hợp đồng theo thứ tự điều khoản mà không kịp phân loại rủi ro trước khi trình ký.

    Câu hỏi thường gặp về checklist rà soát hợp đồng pháp chế

    Checklist rà soát hợp đồng có áp dụng được cho mọi loại hợp đồng không?

    Cấu trúc bốn lớp dùng được cho hầu hết hợp đồng doanh nghiệp. Mỗi loại giao dịch nặng về lớp khác nhau: mua bán tài sản cố định thường nặng về pháp lý và thương mại, còn dịch vụ dài hạn hoặc có dữ liệu khách hàng cần đầu tư nhiều hơn cho vận hành và tuân thủ. Cách điều chỉnh trọng số theo từng loại hợp đồng được hướng dẫn chi tiết trong khoá học.

    Một người mới vào nghề pháp chế có áp dụng được khung 4 lớp ngay không?

    Có. Cấu trúc bốn lớp cho người mới một trình tự rõ ràng thay vì đọc theo cảm tính, nên dùng được ngay ở mức cơ bản. Phần cần thời gian để thành thạo là nhận ra đúng một rủi ro thuộc cờ đỏ, cam hay vàng, vì việc này phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm và bối cảnh của từng doanh nghiệp.

    Vì sao cần phân loại rủi ro theo màu thay vì chỉ liệt kê rủi ro?

    Danh sách rủi ro không phân mức khiến người ra quyết định khó biết xử lý cái nào trước, và rủi ro nghiêm trọng nhất dễ bị lẫn giữa danh sách dài. Phân loại ba màu buộc người rà soát đánh giá rõ ngay từ đầu, nên người nhận báo cáo xử lý đúng thứ tự.

    Legal comment khác gì với việc chỉ đánh dấu điều khoản có vấn đề?

    Đánh dấu điều khoản chỉ cho biết vấn đề nằm ở đâu. Legal comment đầy đủ nói thêm vấn đề là gì, vì sao là vấn đề và nên xử lý theo hướng nào. Đó là phần tư vấn, và cũng là chỗ phân biệt pháp chế được xem như người đồng hành của kinh doanh với pháp chế chỉ kiểm tra thủ tục.

    Bộ 25 điểm đầy đủ nằm trong khoá học Pháp chế Hợp đồng

    Phần trên là khung tư duy tổng quan: bốn lớp rà soát, phân loại ba màu và cách viết legal comment. Như vậy đủ để bạn bắt đầu sắp xếp lại việc rà soát hợp đồng cho có hệ thống hơn.

    Bộ đầy đủ 25 điểm của LVA 25 Point Checklist, cùng cách áp dụng cụ thể cho từng loại hợp đồng (mua bán, dịch vụ, hợp tác, lao động, có yếu tố nước ngoài) được xây dựng và hướng dẫn chi tiết trong chương trình Pháp chế Hợp đồng tại LVA, diễn ra trong 5 buổi học. Sản phẩm đầu ra của khoá học là một Phiếu rà soát 25 điểm hoàn chỉnh, được học viên tự tay xây dựng và thực hành trên hợp đồng thật trong suốt quá trình học, để mang theo sử dụng ngay trong công việc sau khoá học.

    Danh sách 25 điểm theo 4 lớp đã trình bày ở trên chỉ là phần khung. Cách áp dụng từng điểm cho mỗi loại hợp đồng cụ thể, và cách viết legal comment cho từng cờ rủi ro, được hướng dẫn và thực hành trực tiếp trong khoá Pháp chế Hợp đồng.

    Xem thêm trong series “Hợp đồng doanh nghiệp cho người làm pháp chế”