Giao tiếp và truyền đạt ý kiến pháp lý trong doanh nghiệp

Giao tiếp và truyền đạt ý kiến pháp lý trong doanh nghiệp là năng lực quyết định một ý kiến pháp lý có thực sự được áp dụng hay không. Một ý kiến pháp lý có thể hoàn toàn đúng về mặt quy định, nhưng nếu người nhận không hiểu hoặc không biết phải điều chỉnh công việc như thế nào thì ý kiến đó rất khó đi vào thực tế. Đây là tình huống khá quen thuộc khi làm pháp chế nội bộ: phân tích pháp lý đã đầy đủ, nhưng cách trình bày quá thiên về điều luật hoặc thuật ngữ chuyên môn khiến các phòng ban khó hình dung rủi ro pháp lý thực sự nằm ở đâu và cần xử lý ra sao.

Đây là phần 5, cũng là phần khép lại series Nâng cấp vị trí pháp chế doanh nghiệp của LVA, tập trung riêng vào một thang đo: khả năng giao tiếp và truyền đạt ý kiến pháp lý trong doanh nghiệp của bạn đang ở đâu, và vì sao thang đo này đáng để nhìn lại định kỳ song song với các thang đo đã đề cập ở bốn phần trước.

Nguồn: Bài viết do đội ngũ giảng viên LVA – LeVu Law Academy biên soạn, dựa trên kinh nghiệm đào tạo và thực chiến pháp lý.

1. Vì sao giao tiếp và truyền đạt ý kiến pháp lý trong doanh nghiệp quan trọng với pháp chế

Trong môi trường in-house, phân tích pháp lý chỉ là một phần của công việc. Giá trị của pháp chế còn nằm ở việc trình bày vấn đề pháp lý theo cách người không chuyên luật có thể hiểu và áp dụng trong công việc. Một luật sư tư vấn độc lập có thể dừng lại ở việc đưa ra ý kiến bằng ngôn ngữ chuyên môn, vì người tiếp nhận thường đã quen làm việc với luật sư. Pháp chế nội bộ thì khác: người nhận ý kiến pháp lý phần lớn là Sales, Vận hành, Kế toán, những người cần biết ngay phải làm gì tiếp theo, chứ không cần biết văn bản pháp luật nào được viện dẫn.

Khi ý kiến pháp lý chỉ dừng lại ở việc trích dẫn đúng quy định mà chưa được diễn giải theo ngôn ngữ công việc, các phòng ban dễ rơi vào tình trạng đọc xong vẫn không biết xử lý ra sao. Hệ quả là công việc bị chậm lại, hoặc tệ hơn, phòng ban tự quyết định theo cách cũ vì không hình dung được rủi ro pháp lý cụ thể. Ví dụ, thay vì chỉ trích dẫn Điều 385 Bộ luật Dân sự 2015 (BLDS 2015) khi giải thích một hợp đồng, pháp chế nên diễn giải ngắn gọn: hợp đồng đã hình thành hợp lệ hay chưa, và Sales cần điều chỉnh điều khoản nào để tránh rủi ro.

Vì vậy, giao tiếp và truyền đạt ý kiến pháp lý trong doanh nghiệp không phải là một kỹ năng phụ trợ, mà là điều kiện để phân tích pháp lý chuyển hoá thành hành động thực tế trong vận hành.

Mục tiêu của thang đo giao tiếp và truyền đạt ý kiến pháp lý

Thang đo này giúp bạn nhìn lại khả năng giao tiếp và truyền đạt ý kiến pháp lý khi làm việc với các phòng ban trong doanh nghiệp. Mục tiêu không phải là đánh giá mức độ chính xác của phân tích pháp lý, vì đó là yêu cầu tối thiểu đã được giả định là đạt. Thang đo này nhìn vào một lớp khác: sau khi phân tích đã đúng, ý kiến đó có được trình bày theo cách giúp người nhận hành động được hay không.

Khi trao đổi với các phòng ban, pháp chế cần giúp người nhận nắm rõ bốn điểm:

rủi ro pháp lý nằm ở đâu trong tình huống cụ thể chứ không phải rủi ro pháp lý nói chung,
quy định pháp luật liên quan được nêu ở mức đủ để hiểu căn cứ chứ không cần trích dẫn đầy đủ điều khoản,
hoạt động kinh doanh cần điều chỉnh ở khâu nào trong quy trình,
và phương án xử lý phù hợp để công việc có thể tiếp tục triển khai thay vì chỉ dừng lại ở cảnh báo.

Chẳng hạn khi trao đổi về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, pháp chế chỉ cần nêu đủ căn cứ để phòng kinh doanh hiểu vì sao một điều khoản cần sửa, không cần trích dẫn toàn bộ nội dung điều luật.

Khi cả bốn điểm này được truyền đạt rõ ràng, ý kiến pháp lý mới thực sự hỗ trợ quá trình vận hành của doanh nghiệp. Thiếu một trong bốn điểm, ý kiến pháp lý vẫn có thể đúng, nhưng khó được áp dụng trọn vẹn trong thực tế.

2. Dấu hiệu cho thấy bạn đang gặp khó khăn khi truyền đạt ý kiến pháp lý

Có một số tình huống lặp lại khá thường xuyên cho thấy vấn đề không nằm ở phân tích pháp lý mà nằm ở cách truyền đạt.

Tình huống đầu tiên là phòng ban đọc email pháp lý nhưng vẫn hỏi lại cách xử lý cụ thể, dù nội dung đã đầy đủ về mặt pháp lý.
Tình huống thứ hai là ý kiến pháp lý tập trung trích dẫn quy định hoặc điều khoản hợp đồng nhưng chưa giải thích rõ rủi ro nằm ở đâu, khiến người đọc biết có vấn đề nhưng không hình dung được mức độ nghiêm trọng.
Tình huống thứ ba xuất hiện trong các cuộc họp, khi các phòng ban khó hiểu tác động pháp lý đối với chính công việc của họ, dù pháp chế đã trình bày. Tình huống thứ tư, cũng là dấu hiệu rõ nhất, là sau khi pháp chế đưa ra ý kiến, phòng ban vẫn triển khai công việc theo cách cũ, tức ý kiến pháp lý gần như không tạo ra thay đổi nào trong thực tế.

Nếu bạn từng gặp một hoặc nhiều tình huống trên, đây không phải dấu hiệu cho thấy năng lực pháp lý có vấn đề, mà là tín hiệu cho thấy cách truyền đạt ý kiến pháp lý cần được điều chỉnh.

Câu hỏi tự vấn để nhìn lại cách trao đổi với các phòng ban

Để đánh giá cụ thể hơn, bạn có thể tự đặt ra bốn câu hỏi sau mỗi khi trình bày một vấn đề pháp lý.

Khi trình bày vấn đề pháp lý, bạn có giải thích bối cảnh kinh doanh của tình huống đó không, hay chỉ đi thẳng vào phân tích quy định.
Bạn có chỉ ra rủi ro pháp lý cụ thể hay chỉ trích dẫn quy định pháp luật một cách chung chung.
Sau khi nghe ý kiến pháp lý, phòng ban có thể hiểu ngay cần điều chỉnh công việc ở bước nào không, hay vẫn phải hỏi lại.
Ý kiến pháp lý của bạn có thường đi kèm phương án xử lý khả thi không, hay chỉ dừng lại ở việc chỉ ra vấn đề.

Những câu hỏi này giúp bạn nhìn lại hiệu quả thực tế của việc giao tiếp và truyền đạt ý kiến pháp lý trong doanh nghiệp, thay vì chỉ đánh giá dựa trên cảm giác chủ quan rằng mình đã trình bày đầy đủ.

Nhóm Zalo Cộng đồng pháp chế: Tham gia nhóm để thảo luận và cập nhật tài liệu mới nhất

3. Ba mức độ tự đánh giá khả năng truyền đạt ý kiến pháp lý

Dựa trên các câu hỏi tự vấn ở trên, bạn có thể tự chấm khả năng truyền đạt ý kiến pháp lý của mình theo ba mức.

Mức 1: Trình bày theo quy định pháp luật

Ở mức này, ý kiến pháp lý chủ yếu dựa trên việc trích dẫn quy định hoặc điều khoản hợp đồng, tập trung vào việc chỉ ra điều nào, khoản nào áp dụng cho tình huống, mà chưa đi sâu diễn giải rủi ro hay tác động cụ thể đối với công việc của phòng ban. Đây là mức phổ biến ở giai đoạn đầu làm pháp chế, khi trọng tâm vẫn nghiêng nhiều về việc xác định đúng căn cứ pháp lý.

Mức 2: Giải thích rủi ro pháp lý

Ngoài quy định pháp luật, ở mức này pháp chế bắt đầu giải thích rủi ro pháp lý và tác động của rủi ro đó đối với giao dịch. Người nhận không chỉ biết có quy định liên quan mà còn hiểu vì sao quy định đó quan trọng trong tình huống của họ. Đây là bước tiến rõ rệt so với mức 1, vì ý kiến pháp lý bắt đầu gắn với thực tế công việc thay vì chỉ dừng ở văn bản.

Mức 3: Đưa ra phương án pháp lý khả thi

Ở mức cao nhất, pháp chế không chỉ giải thích rủi ro mà còn đề xuất phương án để các phòng ban có thể tiếp tục triển khai công việc. Người nhận biết rủi ro nằm ở đâu, vì sao rủi ro đó đáng quan tâm, và quan trọng nhất là biết ngay bước tiếp theo cần làm gì. Đây là mức tạo ra giá trị rõ rệt nhất trong mắt các phòng ban, vì pháp chế lúc này đóng vai trò như một người đồng hành giải quyết vấn đề, không chỉ là người cảnh báo rủi ro.

Ba mức này là các nấc phát triển tuần tự. Việc tự xác định mình đang ở mức nào giúp bạn biết nên tập trung điều chỉnh phần nào trong cách trình bày ý kiến pháp lý tiếp theo.

Những lỗi thường gặp khi trình bày vấn đề pháp lý

Từ thực tế làm việc cùng đội ngũ pháp chế doanh nghiệp, có bốn sai lầm phổ biến thường lặp lại khi khả năng giao tiếp và truyền đạt ý kiến pháp lý trong doanh nghiệp còn hạn chế.

Sai lầm thứ nhất là viết email pháp lý quá dài và tập trung nhiều vào điều luật, dễ khiến người đọc bỏ sót phần quan trọng nhất là hành động cần thực hiện.
Sai lầm thứ hai là chỉ đưa ra kết luận không phù hợp quy định mà không giải thích rủi ro cụ thể, khiến người nhận biết có vấn đề nhưng không hiểu mức độ nghiêm trọng để ưu tiên xử lý.
Sai lầm thứ ba là chỉ ra rủi ro nhưng không đề xuất phương án xử lý, khiến phòng ban rơi vào thế bị động và đôi khi vẫn giữ nguyên cách làm cũ. Sai lầm thứ tư là sử dụng quá nhiều thuật ngữ pháp lý khi trao đổi với các phòng ban, khiến nội dung khó tiếp cận với người không có nền tảng pháp lý, dù bản thân phân tích không sai.

Một email pháp lý viện dẫn cả Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 về thẩm quyền người đại diện lẫn nhiều điều khoản khác thường khiến người nhận bỏ sót phần quan trọng nhất: hành động cụ thể cần thực hiện.

Những lỗi này khiến ý kiến pháp lý khó được áp dụng trong thực tế, dù chất lượng phân tích pháp lý phía sau vẫn tốt. Đây cũng là lý do vì sao giao tiếp và truyền đạt ý kiến pháp lý cần được nhìn nhận như một kỹ năng riêng, cần rèn luyện có chủ đích, chứ không tự nhiên có được cùng với kinh nghiệm pháp lý.

4. Hướng nâng cấp khả năng giao tiếp pháp lý trong doanh nghiệp

Để cải thiện khả năng giao tiếp và truyền đạt ý kiến pháp lý trong doanh nghiệp, pháp chế cần tập trung vào bốn hướng cụ thể.

Trước hết, nên trình bày vấn đề pháp lý theo bối cảnh kinh doanh của tình huống, thay vì đi thẳng vào phân tích quy định, để người nhận dễ theo dõi phần phân tích phía sau.
Tiếp theo, cần giải thích rõ rủi ro pháp lý và tác động đối với hoạt động kinh doanh, thay vì chỉ nêu quy định liên quan, để người nhận biết rủi ro đó ảnh hưởng đến công việc của họ như thế nào.
Sau đó, nên đề xuất phương án xử lý phù hợp với thực tế vận hành, thay vì dừng lại ở việc chỉ ra vấn đề. Một phương án khả thi, dù chưa hoàn hảo tuyệt đối, vẫn có giá trị thực tế hơn một cảnh báo rủi ro không kèm hướng xử lý. Cuối cùng, cần trao đổi với các phòng ban bằng ngôn ngữ dễ hiểu thay vì thuật ngữ pháp lý thuần tuý, để người nhận không mất thêm thời gian giải mã nội dung trước khi hành động.

Ví dụ, nếu rủi ro liên quan đến trách nhiệm bồi thường thiệt hại theo Điều 13 Bộ luật Dân sự 2015, pháp chế nên nói rõ mức độ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, thay vì chỉ nêu tên điều luật.

Khi ý kiến pháp lý được truyền đạt rõ ràng theo bốn hướng này, các phòng ban sẽ dễ dàng hiểu rủi ro và điều chỉnh cách triển khai công việc, thay vì để ý kiến pháp lý dừng lại ở một văn bản được gửi đi nhưng không tạo ra thay đổi nào. Đây cũng là hướng tiếp cận LVA áp dụng trong đào tạo pháp chế doanh nghiệp: gắn phân tích pháp lý với kỹ năng truyền đạt, để người học không chỉ phân tích đúng mà còn biết trình bày để phân tích đó được áp dụng.

5. Câu hỏi thường gặp về giao tiếp và truyền đạt ý kiến pháp lý trong doanh nghiệp

Q1. Vì sao giao tiếp và truyền đạt ý kiến pháp lý trong doanh nghiệp lại quan trọng với pháp chế nội bộ?

Vì trong môi trường in-house, ý kiến pháp lý chỉ có giá trị khi được các phòng ban hiểu và áp dụng vào công việc. Nếu phân tích đúng nhưng trình bày khó hiểu, ý kiến dễ bị bỏ qua hoặc chỉ được đọc cho có, khiến rủi ro pháp lý không thực sự được xử lý.

Q2. Làm sao biết mình đang ở mức nào trong ba mức truyền đạt ý kiến pháp lý?

Bạn có thể đối chiếu với bốn câu hỏi tự vấn: có giải thích bối cảnh kinh doanh không, có chỉ ra rủi ro pháp lý cụ thể không, phòng ban có hiểu ngay cần điều chỉnh gì không, và ý kiến có kèm phương án xử lý không. Trả lời được cả bốn câu cho thấy bạn đang gần mức 3, còn nếu ý kiến vẫn chủ yếu dựa trên trích dẫn quy định thì đang ở mức 1.

Q3. Pháp chế mới vào nghề có cần rèn kỹ năng truyền đạt ý kiến pháp lý ngay từ đầu không?

Ở giai đoạn đầu, việc phân tích đúng quy định vẫn là nền tảng cần ưu tiên. Tuy nhiên, nên để ý đến cách trình bày song song ngay từ những email đầu tiên, vì thói quen diễn đạt rõ ràng hình thành càng sớm càng giúp công việc trôi chảy khi khối lượng việc tăng lên.

Q4. Truyền đạt ý kiến pháp lý không hiệu quả có ảnh hưởng gì đến vai trò của pháp chế trong doanh nghiệp?

Khi ý kiến pháp lý khó hiểu hoặc thiếu phương án xử lý, các phòng ban có xu hướng xem pháp chế như một bộ phận chỉ đưa ra cảnh báo, không phải một đối tác hỗ trợ giải quyết vấn đề. Điều này khiến pháp chế khó được mời tham gia sớm vào các quyết định kinh doanh, dù năng lực phân tích vẫn tốt.

Q5. Nên bắt đầu cải thiện khả năng truyền đạt ý kiến pháp lý từ đâu?

Nên bắt đầu từ việc rà soát lại các email pháp lý gần đây, kiểm tra xem đã đủ bốn điểm gồm bối cảnh kinh doanh, rủi ro cụ thể, khâu cần điều chỉnh và phương án xử lý hay chưa, rồi tập thói quen tự hỏi bốn câu tự vấn ở phần trên trước khi gửi ý kiến pháp lý tiếp theo.

Xem thêm:

Tham khảo toàn văn Bộ luật Dân sự 2015 tại Thư viện Pháp luật.

Nghề Pháp chế, Tài liệu, tin tức, Thông tin, kiến thức

Giao tiếp và truyền đạt ý kiến pháp lý trong doanh nghiệp: thang đo tự đánh giá cho pháp chế